Testimonianza Notilus di Saipem

Notilus, al cuore della gestione delle trasferte SAIPEM SA.

UNA DIFFUSIONE INTERNAZIONALE

Imprenditore di progetti “chiavi in mano” nel settore dell’industria parapetrolifera e dell’energia, SAIPEM, con sede in Italia, impiega 34.900 collaboratori di 110 nazionalità diverse.

Il gruppo copre tutte le aree petrolifere del mondo con una forte presenza in Nord Africa, Africa Occidentale, Asia, Medio Oriente e Russia e ha realizzato un fatturato di 7,52 miliardi di euro nel 2006.

UNA DECISIONE STRATEGICA DI SAIPEM SA

Considerando l’attività del gruppo, a tutti i dipendenti può venire richiesto di trasferirsi: in SAIPEM Sa, realtà francese del gruppo, si può considerare ragionevolmente che tra il 50% e il 60% del personale circa viaggi, per un totale di circa 1500 collaboratori.

“Sviluppare uno strumento per  garantire l’acquisto tempestivo di un mezzo di trasporto, centralizzare le informazioni in modo da fornire una base per la  negoziazione e per il monitoraggio del personale e ridurre i costi di gestione relativi ai viaggi dei dipendenti si è rivelato essere una priorità”, afferma Jean-Jacques Huguet, Travel Manager presso Saipem SA.

Infatti, fin dai primi anni ‘80, SAIPEM SA (2500 dipendenti) disponeva di un’agenzia dedicata presso la sua sede.

Le procedure di richiesta erano basate sull’uso del telefono con successiva conferma con  buono d’ordine. Nonostante alcune modifiche, queste procedure non consentivano  di centralizzare l’informazione e generavano molto spreco di tempo.

SAIPEM Sa ha quindi deciso di sviluppare uno strumento per la gestione dei viaggi e delle spese di trasferta che mirasse a:

  • Fornire ai dipendenti una singola interfaccia accessibile da qualsiasi punto della rete SAIPEM Sa per poter gestire le richieste di trasferta
  • Garantire le approvazioni necessarie per gestire gli impegni finanziari
  • Impostare una nuova organizzazione dell’agenzia interna
  • Centralizzare le informazioni

Le caratteristiche tecniche sviluppate da J.J. Huguet riassumono tutte queste esigenze.

LA SCELTA DI NOTILUS DI DIMO SOFTWARE

« Durante la fase di selezione, abbiamo coinvolto il team tecnico di SAIPEM SA e soprattutto il team di Sicurezza Informatica per verificare l’idoneità della solutione con le regole del gruppo” così sottolinea  J.J. Huguet.

« La scelta di DIMO Software è stata facilitata dal fatto che avevamo affrontato l’argomento « note spese » qualche anno fa e intendevamo sviluppare anche tale procedura ». Questo comprendeva la riorganizzazione dell’agenzia per poter accedere all’eBooking.

ATTUAZIONE DEL PROGETTO

Una volta definito il contratto, viene costituito un gruppo dedicato al progetto composto da persone provenienti da diversi reparti e accompagnato da un responsabile del progetto di DIMO Software che adatta anche la soluzione alle esigenze di SAIPEM Sa.

DIMO Software li assiste nella stesura di manuali, schede informative e si occupa della formazione degli assistenti. Le informazioni vengono fornite a tutti i dipendenti tramite l’organizzazione di conferenze tecniche.

Essendo le trasferte un elemento importante nel business di SAIPEM Sa, la Direzione Generale ha richiesto una distribuzione graduale in tre fasi:

  • 1 febbraio 2007 : avvio del gruppo pilota composto da alcuni assistenti di reparto e dal team logistico (gestione del personale a turni).
  • Tra l’1 giugno e il 14 luglio 2007: distribuzione globale mantenendo la flessibilità rispetto alle procedure precedenti.
  • 26 novembre 2007 : Notilus Travel, il modulo viaggi di Notilus, diventa strumento obbligatorio per le prenotazioni: tutti i reparti e i servizi di SAIPEM Sa hanno l’obbligo di usare questa soluzione per le loro prenotazioni.
  • L’adattamento di Notilus richiesto a DIMO Software ha istituito un “riferimento” per permettere che la prenotazione venga effettuata via eBooking oppure in modalità offline per i viaggi complessi o per le destinazioni delicate. Per difetto, si preferirà l’eBooking.

UNA SCELTA VANTAGGIOSA

“Dopo un periodo un po’ difficile in sede di avvio e riferito alla gestione del cambiamento, abbiamo raggiunto una velocità di funzionamento che ora include uno dei nostri problemi principali e cioè il coordinamento del personale in mare in relazione alle prenotazioni” ha detto J.J. Huguet.

I benefici riconosciuti sono molteplici :

  • I costi dell’agenzia viaggi sono stati ridotti del 5% a seguito del ridisegno dell’organizzazione nonostante un incremento del 20% del nostro traffico.
  • La centralizzazione delle informazioni ci ha aiutato nella gestione della sicurezza dei dipendenti.
  • In ogni momento i viaggiatori sono in grado di formulare le proprie necessità per un viaggio e conoscerne lo stato.
  • L’uso delle informazioni fornite dalle soluzioni messe in atto permette di posizionarsi con i fornitori del viaggio e di negoziare con loro.
  • Risparmio di uno o due uomini/mese con l’uso dell’inserimento automatico delle fatture.

Soddisfatto, J.J. Huguet ha deciso di estendere la portata di Notilus anche per la gestione delle note spese.