TESTIMONIANZA NOTILUS DI ROSSIGNOL

Presente a livello mondiale sia nella produzione/distribuzione di articoli sportivi che per la loro promozione durante tornei e gare, il Gruppo ROSSIGNOL semplifica la gestione delle note spese con la combinazione NOTILUS/Carte Corporate.

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LEADER MONDIALE DELLE ATTREZZATURE SPORTIVE INVERNALI

Il Gruppo ROSSIGNOL opera principalmente nel campo degli articoli sportivi invernali (70,6%) e desidera aumentare la sua quota di mercato nel campo degli sports estivi.

Leader mondiale per il materiale per gli sports invernali (fatturato = 476 M€ nel 2004 che rappresenta il 24,1% della quota di mercato globale), il Gruppo ROSSIGNOL opera con una gamma completa multi-prodotti (tavola, fissaggio, scarpa e bastone) in tutte le discipline (alpina, fondo, snowboard) come pure una linea di articoli tessili e di prodotti accessori.

Il Gruppo opera sotto i principali marchi Rossignol, Dynastar, Lange, Look, Kerma, Hammer.

Nelle attività estive, il Gruppo ROSSIGNOL, presente nel golf con il marchio CLEVELAND, è il Numero 1 a livello mondiale nel segmento dei wedges dopo aver raddoppiato le sue vendite nell’arco di 4 anni attraverso il lancio regolare di prodotti innovativi.

L’attività è supportata da investimenti per promozione e pubblicità (circa 20% delle vendite) con una forte presenza nei grandi tornei e nelle gare alle quali partecipano atleti di primissimo piano.

NOTE SPESE COMPLESSE E IRREGOLARI

Alla fine di ogni mese, 200 note spese dovevano essere spuntate manualmente :

  • Circa un centinaio relativamente semplici, di una decina di righe, emesse dalla direzione generale o da diversi servizi, limitate in alcuni casi ad indennità chilometriche in trasferte cross-enterprise (4 siti a Voiron)
  • 100 altre molto più “consistenti”, fino a 100 righe, relative agli itineranti : agenti commerciali in Francia oppure Export e le loro assistenti, agenti di marketing che garantiscono la promozione dei prodotti, tecnici di gare in giro per il mondo , a volte assenti per più di 4 mesi consecutivi.

La spunta da parte dei vari reparti poteva mobilitare fino a 4 o 5 persone con risultati non sempre affidabili :

  • Moltiplicazione e somme da rifare varie volte (“tante valute quanti i paesi visitati”),
  • Verifica del rispetto della travel policy del gruppo (pasti/notti in albergo/pedaggi…)
  • Gestione degli anticipi…

Nella seconda metà del 1999, René ALLIROT, responsabile della contabilità, in collaborazione con il servizio informatica, definisce le specifiche tecniche  per automatizzare la gestione delle note spese.

L’ESECUZIONE SIMULTANEA DI NOTILUS E DELLE CARTE CORPORATE

Selezionato all’inizio del 2000 per la sua semplicità di accesso e di uso nella versione web, l’installazione di NOTILUS viene eseguita in maggio/giugno :

  • 1° tempo : configurazione del prodotto e formazione amministratore

Dopo aver analizzato le caratteristiche del Gruppo ROSSIGNOL (gestione degli anticipi, limiti, ….), insieme ai responsabili del progetto, DIMO Software effettua la configurazione di NOTILUS e procede con la formazione di 3 persone : un responsabile per l’informatica e due per la contabilità tra cui il Sig. ALLIROT.

  • 2° tempo : installazione

Nella sua versione web, NOTILUS viene installato in un giorno su un server dedicato, mentre il Gruppo ROSSIGNOL permane in stato di info-gestione.

  • 3° tempo : presa in carico di NOTILUS

Questa viene prevista nella seconda metà 2000 attraverso il trasferimento delle competenze interne.

Persino gli operatori più riluttanti troveranno presto il proprio interesse : « Per i dipendenti vi è  una migliore qualità del monitoraggio della nota spese in quanto non è più necessario indagare presso la contabilità quando una nota spese si è arenata o per sapere quando questa  nota verrà pagata ».

  • 4° fase : sviluppo temporale del sistema delle carte corporate

Una ventina di dipendenti ne era già stata dotata all’inizio della società, oggi ce ne sono 90.

RISPARMIO DI TEMPO E SEMPLIFICAZIONE PER TUTTI

Nel 2005, la contabilità elabora mensilmente circa 300 note spese. All’inizio di ogni mese, il reparto contabilità inserisce in NOTILUS lo schedario delle carte corporate ricevuto dalla banca con comunicazione bancaria protetta. Allo stesso tempo crea un anticipo dell’importo dell’estratto conto.

Al dipendente rimane solo da:

  • Approvare le spese pagate con la carta : origine della spesa e importo dell’IVA sono già descritti, è sufficiente verificarne l’entità (codificata per default),
  • Inserire le spese pagate in contanti,
  • Al momento dell’inserimento specificare man mano i numeri sulle pezze giustificative,
  • Consegnare le pezze giustificative e confermare la nota spese da inviare al controllo.

Per il reparto contabilità  :

  • Controllo rapido : le note spese sono numerate e le pezze giustificative sono controllabili rapidamente,
  • Eliminazione della riconversione delle valute,
  • Modifica più semplice dei plafonds
  • Controlli ridotti per il calo di pagamenti in contanti,
  • Più semplice far riemettere le pezze giustificative mancanti.
  • Semplificazione dei controlli e delle convalide : « Niente si perde ! », Possibilità di fare delle statistiche, in particolare per ogni dipendente e per ogni tipo di spesa.

L’INSTALLAZIONE DEL COMPONENTE OFF LINE DI NOTILUS

Per evitare alcune connessioni web troppo difficili dall’estero, in novembre 2002 il gruppo ROSSIGNOL dota il suo personale in trasferta del roaming OFF LINE di NOTILUS : inserimento dal PC delle spese in modalità offline e in seguito collegamento per sincronizzare le spese, consegna al controllo e recupero dei nuovi estratti conto delle carte corporate.

« Questo progetto NOTILUS ha davvero allegerito il lavoro di gestione e di inserimento delle note spese. » conclude René ALLIROT con soddisfazione.