TESTIMONIANZA NOTILUS DI BAYER

Ottimizzazione e automatizzazione della gestione delle trasferte in Bayer : la sfida è lanciata.

IL GRUPPO

Bayer è un gruppo internazionale le cui attività di base spaziano  nei settori della sanità, dell’agrochimica e dei materiali con elevate prestazioni.

La vocazione di Bayer è quella di offrire prodotti e servizi utili e migliorare la qualità della vita mentre crea dei valori attraverso l’innovazione, la crescita e il miglioramento della redditività.

Bayer, società di inventori, si propone di formare il futuro e mettere la sua capacità di innovazione al servizio del benessere di tutti gli uomini. Il gruppo Bayer realizza un fatturato di 32.918 M€ e dà lavoro a  108.600 persone in tutto il  mondo tra cui 3500 in Francia.

POLITICA TRASFERTE, MA CAS’ALTRO ?

« Una politica dei viaggi  è già in vigore da una ventina d’anni. La nostra recente organizzazione ci ha costretti a ridefinirla. Tale politica deve essere chiara e supportata da strumenti in vigore, in particolare in Notilus , che integra i dettagli di queste regole (plafond fissi, allarmi…) »  questo dichiara Gilbert Emeric, Sites Manager, che si avvale di tale strumento per comunicare questa politica ai suoi collaboratori :

« Notilus è il supporto fondamentale per diffondere la politica delle trasferte » afferma G. Emeric.

Le indicazioni dettate da questo regolamento seguono  tre assi classici ed equilibrati : sicurezza, sviluppo sostenibile e costo.

Illustrazione : i percorsi nella metropoli che abbiano una durata inferiore a 3 ore devono essere effettuati in treno, tuttavia per motivi di comodità  e di produttività, si autorizza la 1° classe.

I viaggi aerei di oltre 6 ore vanno effettuati in classe Economy mentre vengono autorizzati in classe Business quando la durata è superiore.

Infine,  l’attrezzatura delle macchine a noleggio deve essere conforme alle istruzioni di sicurezza cosi come vengono definite dai nostri esperti interni…

« Utilizziamo regolarmente uno studio di consulenti per eseguire la revisione della nostra politica delle trasferte, delle nostre procedure nonché delle prestazioni dei nostri  partner per conoscere la loro posizione rispetto al mercato. Inoltre, la nostra agenzia viaggi ci garantisce  aiuto e informazione anche per le pratiche commerciali » ci svela G. Emeric.

QUALE STRUMENTO E PER QUALE POPOLAZIONE ?

Tutti i collaboratori in Bayer SAS sono “coinvolti” dall’argomento delle trasferte e delle spese professionali : grigliatura di stazione sperimentale (funzione agricola), centri di Ricerca e Sviluppo (ingegneri..), settore industriale, settore commerciale popolo degli itineranti (sempre in attesa di risposte rapide), popolazione sedentaria in “sede” (in attesa di un servizio di qualità, in modo particolare della hotline).

Tenuto conto di questa ampia gamma di profili utente, è chiaro che le aspettative e i requisiti differiscono a seconda del tipo di popolazione. Si tratta dunque di sviluppare uno strumento facile da usare che soddisfi  i criteri e le esigenze di ciascuno.

« Abbiamo avuto cura di fornire un vero e proprio accompagnamento nella gestione del  cambiamento, strumento indispensabile per l’attuazione di qualsiasi nuovo sistema : dovevamo convincere tutti » ci garantisce Héléne Galinski, Responsabile del Polo Travel and Expense. »

IMPLEMENTAZIONI INDIPENDENTI PER CIASCUNA ENTITÀ DEL GRUPPO BAYER

Risultato della fusione di 4 società, Bayer SAS è nata il 4 gennaio 2010. Tre di loro erano già dotate di Notilus con un sistema proprio a ciascuna società. La 4° non usava Notilus.

L’implementazione di Notilus all’interno di queste varie entità già utilizzatrici si è svolta in modo diverso e in periodi distinti.

Nel 2001, la 1° unità viene dotata di Notilus Expense per automatizzare la gestione delle note spese. In quel periodo, questo progetto pionieristico è stato condotto da Gilles Bellon. Nel 2004, il 2° gruppo installa Notilus Invoice per gestire le fatture fornitori relative alle trasferte. Nel 2005, vengono tutte dotate di Notilus Expense e di Notilus Invoice.

Nel 2007, a seguito di  una consultazione europea, abbiamo cambiato la nostra agenzia viaggi. Notilus Travel viene impostato molto rapidamente  ma in un primo tempo solo per gestire i Profili viaggiatori. In seguito inseriamo le richieste di viaggi, dopo aver addestrato gli utilizzatori a gestire anche questa parte.

Notilus Travel è pertanto operativo offline (prenotazione del viaggio presso l’agenzia e gestione delle proposte dell’agenzia ai viaggiatori). Attualmente Bayer SAS è in corso di distribuzione di Notilus Travel in modalità online (prenotazione del viaggio direttamente tramite un Self Booking Tool (SBT).

Dal gennaio 2010 abbiamo scelto  la modalità ASP per ragioni  di semplificazione e di volontà di delegare la manutenzione operativa della piattaforma Notilus a DIMO Software.

AUTOMATIZZAZIONE E OTTIMIZZAZIONE GESTIONE DELLE SPESE ATTRAVERSO NOTILUS EXPENSE

In seguito ad un audit interno, Bayer ha fatto l’osservazione  che la gestione delle note spese è in gran parte migliorabile e che è possibile avere mezzi per ridurre questi costi.

Gli obiettivi del processo di automazione sono di vari livelli :

  • La soluzione prescelta deve essere coerente con l’introduzione dell’argomento finanziario anticipato per questo progetto
  • Lo strumento dovrebbe permettere di recuperare l’IVA facilmente
  • Standardizzare le regole di rimborso delle note spese
  • « Completare » SAP a vari livelli facendo nel contempo usufruire gli utilizzatori di flessibilità e di condivisione (fattori essenziali tenuto conto dei profili degli utenti), costo delle licenze

Dopo aver analizzato le soluzioni del mercato, Bayer sceglie Notilus della DIMO Software, principalmente per ragioni di costo, di condivisione e di copertura funzionale. I primi interessati sono gli itineranti. Viene costituito un gruppo pilota e in seguito  si procede alla distribuzione per ogni sito mentre vengono definite le specifiche techniche.

L’obiettivo principale dell’inserimento di Notilus Expense è quello di :

  • Decentrare le note spese
  • Evitare gli errori di inserimento dei dati relativi al trattamento delle note spese. Infatti, prima dell’introduzione di Notilus, le note spese erano “solo cartacee” : questo modalità non era ottimale : era sinonimo di ritardo nel rimborso delle spese e spesso anche soggetto ad errori . “Il sistema correlato all’attuazione di Notilus non lascia spazio per l’errore”, cosi si rallegra G. Emeric.
  • Controllare effettivamente l’intera procedura
  • Automatizzare il circuito di controllo : l’approvazione si smaterializza, questa nuova operazione è in linea con il mondo delle attività correnti delle imprese. In effetti, la mobilità e l’impresa dove il n° 1 non si trova necessariamente nello stesso posto del viaggiatore richiedono delle soluzioni informatizzate ed efficienti. “Il flusso di lavoro cartaceo è diventato proibitivo in molti casi”, così afferma G. Emeric.

ELABORAZIONE DELLE FATTURE FORNITORI DEL VIAGGIO ATTRAVERSO NOTILUS INVOICE

Bayer SAS deve gestire volumi notevoli di fatture di grandi dimensioni (noleggi macchine per lunghi periodi, telefonia mobile, spese di agenzia…).

Di conseguenza, elaborandole e compilandone tutti i dati, Notilus Invoice è in grado di determinare l’impatto su ciascun centro di costo responsabilizzando al contempo ogni persona e decentrando i rimedi possibili grazie alla trasparenza dei costi sia all’interno di Notilus che di SAP. Diventa semplice realizzare un’analisi finanziaria per una data funzione, conoscere l’importo delle spese di viaggio, note spese, materiale di consumo, ecc… in modo tale che si possa realizzare il follow-up e migliorare la previsione dei costi.

I contributi di Notilus Invoice :

  • Consolidamento nello strumento dei dati inerenti ai viaggi professionali
  • Controllo delle spese
  • Semplicità del lavoro di contabilità

« Garante della politica delle trasferte e delle note spese, il team di Travel and Expense, implementa dei controlli attraverso Notilus Invoice, il che coinvolge la responsabilità di coloro che assumono totalmente questi controlli » precisa G. Emeric.

GESTIONE DELL’INTERA PROCEDURA : DALLA RICHIESTA DI TRASFERA ALLA PRENOTAZIONE VIA NOTILUS TRAVEL

L’installazione di Notilus Travel è avvenuta in modo naturale : è la logica conseguenza della realizzazione dei moduli Expense e Invoice.

Inoltre, la consultazione delle agenzie viaggi svolta a livello europeo ha portato Bayer France a cambiare agenzia. « Questa scelta centralizzata ci ha indotti ad affrontare la sfida del cambiamento di agenzia in un tempo molto breve.

Ci “siamo accorti” in quel momento che in quel caso i profili dei file dei viaggiatori erano un problema notevole. Abbiamo ritenuto necessario scollegarere la gestione del profilo viaggiatore dall’agenzia stessa in modo da poter avere in futuro il controllo di questo argomento cruciale. Si è dovuto reinserire tutti i dati nello strumento per poter diventare noi stessi anziché l’agenzia i padroni dei nostri “profili”.

« A mio parere, è molto importante essere padroni delle schede dei profili in modo che il loro inserimento non si trasformi in un problema ad ogni consultazione per il cambiamento potenziale del fornitore del servizio » sottolinea G. Emeric.

In un primo tempo, Bayer si avvale dello strumento Notilus per elencare tutti i profili degli utenti.

Una volta trasferiti questi profili in Notilus (questi sono ormai in mano all’impresa), il team di progetto ha effettuato l’inserimento di Notilus in modalità off line (scollegato) per gli ordini di missione e le prenotazioni di viaggio dei dipendenti. Un gruppo pilota esegue le prove e migliora la soluzione proposta che viene trasmessa in seguito all’insieme dei dipendenti.

Dei corsi di formazione per l’uso di Notilus Travel sono previsti per gli utenti in gruppi di  15 persone e si rivolge principalmente agli addetti dell’organizzazione dei viaggi.

Le prime formazioni sono condotte in tandem con DIMO Software, in seguito Héléne Galinski le svolge da sola. Notilus Travel funziona perfettamente dopo un periodo di adattamento : « Il prodotto è entrato nelle abitudini della  popolazione”, dice e inoltre precisa : “Abbiamo da gestire un certo numero di viaggi complessi a causa della nostra organizzazione e Notilus soddisfa tutti questi requisiti ». ».

UNA COLLABORAZIONE COSTRUTTIVA

« Tutti i team della DIMO Software hanno fatto mostra di grande flessibilità. Siamo molto soddisfatti del progetto di monitoraggio, della sua attuazione e dell’accompagnamento che la DIMO Software ci offre : reattività nel consulting, Hotline di qualità »  hanno concluso Gilbert Emeric e Hélène Galinski.

Nonostante il contrasto culturale causato dalle nuove procedure, soprattutto in merito ai viaggi, l’accoglienza da parte del personale è positiva .

Inoltre, Bayer sta studiando la possibilità di un ulteriore processo di ottimizzazione mediante, per esempio, l’inserimento senza supporto cartaceo delle pezze giustificative delle note spese tramite lo strumento Notilus Expense oltre alla creazione di reports dettagliati che permettano agli utenti, ai responsabili decisionali come pure ai dirigenti un monitoraggio ed una prevedibilità del tutto ottimizzati.